Eine gewöhnliche PDF kann von Dingen außerhalb der Datei abhängen: einer Schrift, die nur auf dem Computer des Verfassers installiert ist, einer Farbeinstellung, die sich von Gerät zu Gerät unterscheidet, einem Link auf externe Inhalte. Öffnen Sie sie in zwanzig Jahren, sieht sie womöglich nicht mehr gleich aus. PDF/A ist die PDF-Variante, die genau das verhindern soll. Sie ist ein ISO-Standard (ISO 19005) für die Langzeitarchivierung und verlangt, dass alles, was zur Anzeige des Dokuments nötig ist, in der Datei selbst gespeichert wird.
Deshalb verlangen Gerichte, Behörden, Staatsarchive, Hochschulen und viele Unternehmen PDF/A, wenn Sie Schriftsätze, Abschlussarbeiten, Ausschreibungsunterlagen oder Akten einreichen. Mit dem PDF in PDF/A-Konverter von S-PDF wandeln Sie Ihre PDF in PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b um: Schriften werden eingebettet, ein sRGB-Farbprofil wird hinzugefügt und Farben werden nach RGB konvertiert – so ist das Dokument in sich geschlossen und wird überall einheitlich angezeigt.
PDF in PDF/A umwandeln in 3 Schritten
- PDFs hinzufügen Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie archivieren müssen, oder ziehen Sie sie in das Upload-Feld. Passwortgeschützte Dateien müssen zuerst mit PDF entsperren entsperrt werden.
- PDF/A-Version wählen Wählen Sie PDF/A-2b (empfohlen), sofern Ihr Archiv nichts anderes verlangt. Nehmen Sie PDF/A-1b für die älteste und breiteste Unterstützung oder PDF/A-3b, wenn die Datei eingebettete Anhänge enthalten darf.
- Umwandeln und herunterladen Starten Sie die Umwandlung und laden Sie Ihre PDF/A-Datei herunter. Mehrere Dateien erhalten Sie als ein ZIP; jede lässt sich aber auch einzeln herunterladen.
Warum Sie PDF mit S-PDF in PDF/A umwandeln sollten
- Drei PDF/A-VersionenWählen Sie PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b – passend zu dem, was Ihr Archiv oder Portal verlangt.
- Schriften eingebettetDie von Ihrem Dokument verwendeten Schriften werden in der Datei gespeichert, sodass der Text auf jedem Gerät gleich angezeigt wird.
- Einheitliche FarbenEin sRGB-Farbprofil (OutputIntent) wird hinzugefügt, und Farben werden nach RGB konvertiert.
- Gleiches ErscheinungsbildDie Stufe b betrifft das Aussehen der Seite, Ihre Seiten behalten also Layout und Inhalt.
- StapelverarbeitungWandeln Sie mehrere PDFs gleichzeitig in PDF/A um und laden Sie sie gesammelt oder einzeln herunter.
- Keine InstallationFunktioniert in jedem modernen Browser unter Windows, Mac, Linux, Chromebook, iPhone, iPad und Android.
PDF/A-1b, 2b oder 3b: Welche Version brauchen Sie?
| Version | Grundlage | Wählen, wenn |
|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1, die erste Version | das Archiv oder Portal ausdrücklich PDF/A-1 verlangt oder Sie die größtmögliche Kompatibilität mit älteren Systemen brauchen |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | keine bestimmte Version vorgeschrieben ist. Sie ist die empfohlene Standardwahl und unterstützt neuere PDF-Funktionen wie Transparenz und Ebenen |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | das Dokument eingebettete Anhänge beliebigen Typs enthalten muss, etwa die XML-Datendatei einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format |
Die Vorgaben, die Sie erhalten haben, nennen meist die Version: Achten Sie in den Einreichungsrichtlinien auf Formulierungen wie „PDF/A-1b“ oder „PDF/A-2“. Steht dort nur „PDF/A“, ist PDF/A-2b eine sichere Wahl. Eine höhere Nummer ist nicht für jedes Archiv „besser“: Sie bezeichnet eine neuere Ausgabe des Standards, die mehr Funktionen erlaubt, und manche älteren Systeme akzeptieren nur PDF/A-1.
Was das „b“ bedeutet
Jede PDF/A-Version hat Konformitätsstufen. Das b steht für basic (grundlegend): Es garantiert, dass das visuelle Erscheinungsbild des Dokuments erhalten bleibt, jede Seite also auch in Zukunft beim Öffnen gleich aussieht. Für die meisten Archivierungs- und Einreichungszwecke ist genau das entscheidend.
Es gibt strengere Stufen, etwa a (accessible, barrierefrei), die zusätzlich eine getaggte Struktur für Screenreader und eine Lesereihenfolge verlangt, und u (Unicode), die verlangt, dass sich der gesamte Text zuverlässig extrahieren und durchsuchen lässt. Dieses Tool erzeugt die Stufe b. Verlangen Ihre Vorgaben ausdrücklich PDF/A-1a, 2a, 2u oder 3u, klären Sie mit der empfangenden Stelle, ob Stufe b akzeptiert wird.
Datei prüfen und vorbereiten
Der Konverter verwendet Ghostscript und strebt volle Konformität mit der gewählten Version an. Manche Ausgangsdateien enthalten Dinge, die PDF/A einschränkt, etwa beschädigte Schriften oder Transparenz bei Ziel PDF/A-1 – das sind die üblichen Gründe, warum eine Datei eine strenge Prüfung nicht besteht. Wenn ein Archiv oder Gericht einen formalen Konformitätsnachweis verlangt, prüfen Sie das Ergebnis vor der Einreichung mit einem PDF/A-Validator wie dem kostenlosen Open-Source-Tool veraPDF. Viele Einreichungsportale führen beim Hochladen auch eine eigene Prüfung durch.
- Verschlüsselte PDFs können kein PDF/A sein, weil der Standard Verschlüsselung verbietet. Entfernen Sie das Passwort zuerst mit PDF entsperren.
- Gescannte Dokumente lassen sich als PDF/A archivieren, der Text ist dann aber nur ein Bild. Soll das Archiv durchsuchbar sein, nutzen Sie zuerst OCR PDF.
- Eine Datei, eine Einreichung. Will das Portal ein einziges Dokument, fügen Sie Ihre PDFs vor der Umwandlung zusammen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist PDF/A?
PDF/A ist ein ISO-Standard (ISO 19005) für die Langzeitarchivierung. Eine PDF/A-Datei enthält alles, was zu ihrer Anzeige nötig ist, einschließlich Schriften und Farbinformationen, und sieht deshalb auch in vielen Jahren noch gleich aus.
Welche PDF/A-Version sollte ich wählen?
Nehmen Sie, was Ihr Archiv oder Portal vorgibt. Steht dort nur PDF/A, wählen Sie PDF/A-2b. Nehmen Sie PDF/A-1b für ältere Systeme, die es benötigen, und PDF/A-3b, wenn die Datei eingebettete Anhänge enthalten muss.
Ist der PDF-in-PDF/A-Konverter kostenlos?
Ja. Wandeln Sie bis zu 10 Dateien und 50 MB pro Vorgang um, 5 Vorgänge pro Tag, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen. Pro (5 $ im Monat oder 50 $ im Jahr) erlaubt 50 Dateien und 500 MB pro Vorgang, unbegrenzte Vorgänge im Rahmen einer fairen Nutzung und keine Werbung.
Sieht mein Dokument nach der Umwandlung anders aus?
Es sollte gleich aussehen: Die Stufe b ist darauf ausgelegt, das visuelle Erscheinungsbild zu erhalten. Farben werden mit einem sRGB-Profil nach RGB konvertiert, daher können Dateien, die für den professionellen CMYK-Druck vorbereitet sind, leichte Farbverschiebungen zeigen.
Wie kann ich prüfen, ob meine Datei gültiges PDF/A ist?
Öffnen Sie sie in einem PDF/A-Validator wie veraPDF, der kostenlos und Open Source ist. Das empfiehlt sich immer dann, wenn ein Archiv, ein Gericht oder eine Behörde einen formalen Konformitätsnachweis verlangt.
Warum kann ich eine passwortgeschützte PDF nicht umwandeln?
Der PDF/A-Standard erlaubt keine Verschlüsselung. Entfernen Sie das Passwort zuerst mit PDF entsperren und wandeln Sie dann die entsperrte Datei um.
Kann ich eine gescannte PDF in PDF/A umwandeln?
Ja, sie wird so archiviert, wie sie aussieht. Damit der Text zusätzlich durchsuchbar wird, schicken Sie den Scan vor der Umwandlung in PDF/A durch OCR PDF.
Kann ich hier bedenkenlos rechtliche oder amtliche Unterlagen umwandeln?
Dateien werden über HTTPS übertragen und in einem privaten Speicher ohne öffentliche Webadresse verarbeitet. Sie werden niemals weitergegeben oder wiederverwendet und eine Stunde nach Ihrer letzten Aktion automatisch entfernt; „Meine Dateien jetzt löschen“ entfernt sie schon früher.
Zuletzt aktualisiert am von Das S-PDF-Team.